您现在正在浏览: 首页 » 规章制度 » 正文
 

日常零星修缮项目物质材料采购管理办法(试行)

发布时间: 2016-01-14 15:40:37   作者:本站编辑   来源: 本站原创   浏览次数: 次   我要评论()
摘要:

为了加强日常零星修缮项目采购工作,规范日常零星修缮项目物质材料(简称物料)购买审批出入库报销等工作程序,通过对采购过程的控制,确保所采购的产品或外包过程符合规定的要求,以保证各项服务的质量,特制定本办法。

一、零星物质材料采购的范围

1保洁工具、保洁用品;

2维修工具、原材料;

3、种子、苗木、农药、肥料,绿化设备、工具等;

4各类服务作业所需的易燃易爆物品、危险化学物品;

5其他不超过一万元的产品、原料和设备。

二、零星物料采购部门及职责

1、成立后勤管理处零星物料采购中心,全权负责汇总各中心零星物料采购计划并进行采购。

2、各中心建立采购物料仓库,并负责所需零星物料采购计划的制定、上报、入库、出库。

三、零星物料采购工作要求

    (一)采购计划制定

各中心根据服务过程中的需要,由仓库管理员根据采购需求提出所需物料采购计划,并填写《零星物料采购申请表》。

采购计划应对拟采购物料的所有相关细节表述清楚,如物料的名称、规格型号、数量、用途、所需资金等。如果需要在供应商的现场实施验证,应在采购计划中对拟采用的验证安排和产品放行方法作出规定。

   (二)采购计划审批

各中心所需物料采购计划经各中心主任签字同意后,报各主管处长和处长审批后,报处零星物料采购中心。

(三)物料采购

1、处零星物料采购中心收到各中心所需物料采购计划后,责成专人会同各中心相关人员一同到经过考察确定的常规供应商处采购所需物料。

   采购员依据采购计划中的采购信息实施采购。采购过程中,应就采购的有关信息与供应商进行充分沟通,确保供应商掌握所有的采购要求。

   2、选择供应商

采购员根据采购计划中的有关信息,按照供应商按要求提供产品的能力选择供应商。为保证采购产品质量的稳定性,常规物料的供应商通常从《合格供方名单》中按优先顺序选择。

3、供应商的选择和管理

对零星物料的常规供应商,由采购员、检验人员和使用部门对其供货能力、信誉等进行评价,填写《供应商信誉度考核表》。评价结果合格的,列入《合格供方名单》。

每年年初,采购中心会同各中心根据供应商的日常供货业绩,对供应商的能力和信誉进行分析和评价。

选择、评价和重新评价供应商的条件:

1供货质量符合要求;

2(必要时)供方资质齐全,并及时更新;

3供货质量稳定、供货及时;

4价格合理;

5供货信誉良好;

6售后服务周到。

各中心应对供应商供货期间出现的不合格进行统计、分析,采用图解法描述供应商的供货业绩。

供应商评价合格的,依据评价分值调整其优先顺序。评价不合格的,从《合格供方名单》中删除,不予合作。从《合格供方名单》中删除的供应商,应保留其删除原因的记录。

采购中心应对供应商的相关证明材料进行收集,建立供应商档案,指定专人管理。管理人员应实时关注证明材料的有效期限,及时与供应商联系更新有效证件。

对于笤帚、墩布等保洁工具的供应商,一般不对其进行供方资质的控制。

    4、物料入库和出库

1)物料入库

采购中心采购到所需物料后,应及时交付各中心,各中心安排专人检验合格后办理相关入库手续。

(2)物料出库

    相关人员根据工作需要使用物料,须办理相关出库手续。领料人员须持有主管维修的中心负责人和中心主任签批的《领料单》到仓库办理领料手续,仓库保管员填写《物料出库单》。

5、采购产品的验证及不合格处置

采购产品的验证分为两种情况。供应商送货的,由中心指定专人验证;供应商不送货的,由采购员在供货地点现场验证,采购物料交付后由中心指定的检验人员再次验证。

验证通常采取抽查检验的方法,重要物资或少量物资采用全数检验的方法。

验证的内容必须符合采购计划规定的要求和未明示的隐含要求,一般包括:

1数量、种类、规格、外观;

2定型包装类:生产厂家、生产日期、使用期限、产品合格证、检验报告、合格包装;

3非定型包装类:产品合格证、检验报告;

4易燃易爆物品、危险化学物品、农药药剂:公司《易燃易爆物品、危险化学物品、农药药剂管理规定》的有关要求;

5采购计划或合同规定的其他要求。

各单位检验人员做好检验记录。检验记录包括:《物料质量检验表》。检验记录中应记载检验结果;各中心采购产品检验合格后,在《入库单》“备注”一栏填写“合格”。

采购产品检验合格,库房管理员填写《入库单》入库保存,或直接投入使用。

采购产品检验不合格,由采购员、检验人员和使用部门共同对不合格的性质和程度进行评审。评审为一般不合格,由检验人员填写《不合格处置单》,各中心负责人批准后,由采购中心联系供应商进行退换货(退货后重新选择供应商)。

采购产品在投入使用后才显现出不合格的,采购员和使用部门共同对不合格的性质和程度进行评审。评审为一般不合格,由使用部门填写《不合格处置单》,单位负责人批准后,由采购中心联系供应商进行退换货、返工或返修,降级处理或让步使用。不合格处置期间,应采取其他措施保证服务质量的稳定。

6、物料采购的报销

物料采购报销采取一月一报制度,由处零星物料采购中心负责。报销时应持正规发票、入库单等材料。1000元以内,直接由负责财务的副处长审批,1000元(含)以上,5000元(不含)以内,由负责财务的副处长签字后,报处长审批,5000元(含)以上,须报主管校长和主抓财务校长审批。

7、特殊物料及急需物料的采购,可特事特办,由主管处长和处长特批。

 

 

 

Tags: 本文暂无Tags!